Tout organisme de formation dispose d’une période de 3 mois, suivant le début de l’activité, pour rédiger un règlement intérieur, détaillant les mesures de santé et de sécurité appliquées dans ses locaux. Impérativement écrit, ce document précise, aussi, les droits des stagiaires, ainsi que les règles disciplinaires prévues (la nature et l’échelle des sanctions prévues). Il doit être remis aux stagiaires avant son inscription définitive.
Dès la première année d’activité, l’organisme de formation doit obligatoirement rédiger un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) complet, résumant l’activité de l’année écoulée. Télétransmis avant le 31 mai, il réclame de bien anticiper sa rédaction, pour réunir toutes les informations nécessaires à la déclaration. Selon l’article L. 6351-6 du code de travail, tout défaut de transmission entraîne la caducité de la déclaration d’activité et empêche l’organisme en question, d’organiser des actions de formation professionnelle.
Chaque organisme de formation est tenu de transmettre un certain nombre de documents à ses stagiaires, avant tout règlement et toute inscription définitive : le programme de l’action de formation, ses objectifs, la liste des formateurs (avec leurs titres ou qualités), les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et le règlement intérieur.
Chaque année, l’organisme de formation doit établir un bilan comptable, un compte de résultat et fournir des annexes. Toutes les prestations relevant de la formation professionnelle, doit faire l’objet d’une comptabilité distincte, si le chiffre d’affaires est égal ou supérieur à 15244, 90 €. Le recours à un Commissaire aux comptes n’est exigé, que lorsque l’organisme réunit deux des trois seuils suivants : 3 salariés en CDI, un chiffre d’affaires supérieur à 153000 € et un total bilan de 230 000 €.
La vente d’actions de formation professionnelle est assortie d’obligations contractuelles, soumises au respect d’un certain formalisme, pour la rendre éligible aux financements publics ou mutualisés. Parmi les documents requis figurent, par exemple, la rédaction d’une convention de formation, d’un contrat de sous-traitance, si la formation est confiée à un tiers, d’un programme de formation détaillé, des conditions générales de vente (CGV), mais aussi, de feuilles d’émargement, d’enquêtes de satisfaction, etc.
Enfin, les organismes de formation ont des obligations légales relatives à la publicité et à la communication extérieure. Encadrées parles articles L. 6352-12 et L. 6352-13 du Code de travail, ces dispositions servent à éviter les mentions pouvant induire en erreur, sur les conditions d’accès aux formations, leurs contenus, leurs sanctions ou leurs modalités de financement.
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Date : 09-2023
