Aujourd’hui, le métier de secrétaire ne se limite plus à la saisie sur la machine à écrire « La Populaire » des années 60, comme l’évoquait le film éponyme de Régis Roinsard, avec Romain Duris et Déborah François.
Aux missions administratives, qui se sont multipliées au fil des ans, une secrétaire technique y ajoute une dimension « technique » immédiatement corrélée à son activité. Présentation du métier et de ses évolutions professionnelles.
Une secrétaire assure le bon fonctionnement quotidien d’une entreprise (ou d’un service). Même si ses missions peuvent varier d’un secteur d’activité à un autre, elle gère traditionnellement l’accueil des visiteurs et des clients, ainsi que le standard téléphonique.
Parallèlement, elle s’occupe de nombreuses tâches administratives, comme la saisie, la mise en forme et le classement de documents, l’organisation des réunions et la rédaction des comptes-rendus, la réalisation et la gestion des dossiers administratifs ou encore, la conception et la mise à jour des suivis d’activité (échéanciers, plannings, tableaux de bord…).
Généralement, une secrétaire prend également en charge la réalisation des opérations comptables simples sur le logiciel de l’entreprise.
À ces fonctions « classiques », une secrétaire technique ou secrétaire indépendante ajoute les spécificités de son corps de métier. Ce poste apparaît dans des domaines variés, tels que le juridique, le médical, l’immobilier, le bâtiment ou encore la comptabilité.
Dans ce cadre précis, elle gère l’ensemble des dossiers techniques, leur suivi administratif et les agendas de tous les projets. Lien discret, mais pertinent entre son supérieur et l’extérieur (que ce soit le client et le technicien), la secrétaire technique est habilitée à fournir, à ces derniers, des informations, à les orienter et à les conseiller.
Aujourd’hui, une secrétaire technique possède généralement a minima un baccalauréat (Bac pro option secrétariat, comptabilité). Elle peut y ajouter deux années dans une filière spécialisée (comptabilité, juridique, commerciale, santé, linguistique…). Son évolution professionnelle dépend directement de son niveau de formation – que ce soit au départ ou au cours de son activité.
Mais sa carrière est également influencée par la taille de l’entreprise dans laquelle elle travaille : dans une grande structure, une secrétaire technique peut évoluer vers un poste à grande responsabilité ou vers l’animation de l’équipe administrative.
Enfin, les perspectives d’évolution professionnelle sont directement liées à ses « soft-skills », ces compétences, telles que l’organisation, l’écoute, l’observation, la rigueur, la discrétion, la faculté d’adaptation, la sociabilité, etc.
Chez Ad and Co’, nous sommes des secrétaires techniques, spécialisées dans le monde de l’immobilier, de la finance, du juridique, du médical et du Comité Social Economique.
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