Qu’est-ce que l’externalisation de la paie partielle ou totale ?

Déléguer la gestion de la paie à un prestataire extérieur ayant les qualifications requises peut être fait à plusieurs niveaux :

-           Externalisation partielle : le prestataire fournit à l’entreprise l’outil de la gestion de paie. Avec un logiciel correctement paramétré, il ne reste plus qu’à entrer les données pour générer les bulletins de paie. Avec ce type d’externalisation, l’entreprise conserve le contrôle du processus ;

-           Externalisation totale : le prestataire se charge d’éditer les bulletins de paie, d’envoyer les paiements et de réaliser les diverses déclarations sociales associées. Attention, cela suppose de nombreux échanges avec l’entreprise pour recueillir les informations nécessaires à l’édition de ces documents.

Quels sont les atouts de la délégation de la paie à un tiers ?

Quel que soit le profil de l’entreprise, ses besoins et ses spécificités, l’externalisation de la gestion de paie permet de :

-           Gagner du temps : partielle ou totale, la délégation de la paie allège notablement la charge de travail — que soit par l’utilisation d’un outil de gestion systématiquement mis à jour et conforme aux normes du secteur ou par l’arrêt de la veille réglementaire et conventionnelle, à la fois chronophage et indispensable pour gérer la paie.

-           Réduire les coûts : généralement, l’externalisation de la paie est plus rentable qu’une gestion en interne. Toutefois, il faut bien appréhender l’étendue des services du prestataire, prévus au contrat, pour limiter les coûts supplémentaires.

-           Garantir les expertises requises :le spectre des compétences nécessaires en gestion de paie est extrêmement large. Or, il est difficile de se soumettre à des règles, souvent rigoureuses, qui subissent fréquemment des évolutions. Avec un prestataire extérieur, qui assoit son expertise par une veille minutieuse et quotidienne, la paie reste conforme aux législations en vigueur.

-           Faire moins d’erreurs : Avec une parfaite maîtrise du processus, le prestataire est susceptible de commettre moins d’erreurs. Dans le même esprit, il est plus enclin à respecter les délais administratifs, évitant les pénalités financières inutiles.

Comment savoir quand externaliser la paie ?

Si l’externalisation de la gestion de la paie s’adresse à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, plusieurs signes doivent encourager certaines d’entre elles à franchir le pas :

-           Le gestionnaire de paie est débordé ,non-formé ou porte plusieurs casquettes (comptabilité et ressources humaines par exemple)

-           Le service RH commet régulièrement des erreurs sur les bulletins de salaire

-           L’entreprise n’a aucune visibilité sur les données analytiques de la paie (absentéisme, primes, masse salariale…),pourtant nécessaires pour les décisions et projections

-           La société est en pleine croissance, synonyme de travail supplémentaire en paie/RH.

Si ces situations vous sont familières, n’hésitez pas à vous rapprocher des experts Ad and Co’ pour évoquer avec eux l’externalisation de la gestion de la paie de votre entreprise ! Compétents, disponibles et à l’écoute de vos besoins, ils sauront vous éclairer sur cette approche et souligner son intérêt pour votre développement.

Sources : https://payfit.com/fr/fiches-pratiques/externalisation-paie/+ https://www.alticap.com/blog/externalisation-de-la-paie-quand-faut-il-deleguer-la-gestion-de-la-paie+ https://formation.lefebvre-dalloz.fr/actualite/externalisation-de-la-paie-avantages-et-inconvenients

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