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L’article 54 du Code du travail impose aux entreprises d’être en mesure de produire « tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration. »
Chaque opération - recette, achat ou versement de salaire - doit ainsi être justifiable. En fonction de sa nature, l’absence d’une facture peut gonfler artificiellement le bénéfice imposable ou empêcher de récupérer la TVA.
L’absence de justificatifs concernant les notes de frais peut aussi entraîner un redressement fiscal de l’URSSAF : même si ces remboursements ne sont pas soumis aux charges sociales, ils peuvent être considérés comme des avantages en nature.
Outre l’application de pénalités, l’administration peut alors réintégrer toutes les sommes non justifiées dans l’assiette de l’impôt. Sans oublier le reversement de la TVA potentiellement déduite à tort.
Traditionnellement, une entreprise constate une facture manquante lors du rapprochement bancaire ou lors du lettrage des comptes clients et fournisseurs. Au niveau comptable, cela peut alors poser le problème de sa comptabilisation.
Il s’agit alors de partir à la chasse aux factures, en demandant un duplicata aux fournisseurs. Comme ces derniers ne peuvent émettre qu’une seule facture originale, il faudra que le duplicata mentionne clairement son statut, avec un libellé spécifique comme« Copie délivrée à la demande de l’acheteur ».
En cas de perte de justificatif de notes de frais, il est recommandé de demander au salarié une déclaration sur l’honneur, avec son nom et prénom, ses coordonnées, un exposé des frais, ainsi que la nature et le montant des frais avancés. Le document doit aussi se terminer par cette attestation : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation ».
Idéalement, le salarié peut appuyer cette déclaration avec le relevé de compte bancaire où figure la dépense. Attention, ce recours doit être exceptionnel et limité à des petites sommes.
Si, à la fin de l’exercice comptable, il y a toujours des factures manquantes ou sans justificatifs, elles basculent en Factures Non Parvenues (FNP). Ces dernières influencent le compte de résultat dans la mesure où le débit devient crédit. Par ailleurs, elles impactent également la gestion de l’entreprise, car elles rajoutent des tâches comptables et compliquent la saisie des écritures comptables.
Notez que les FNP sont enregistrées lors de la clôture des comptes : leur délai de prescription est de 5 ans, à condition de pouvoir dater la livraison. Dans l’intervalle, l’entreprise est tenue de comptabiliser les FNP dans ses dettes.
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Date : 04-2025
