Même si la crise de la covid-19 a développé les rendez-vous en visio-conférence, les déplacements professionnels physiques restent monnaie courante.
Or, l’un des nombreux rôles de l’assistant-manager est de les gérer avec efficacité.
Une tâche particulièrement délicate qui suppose de suivre ces quelques étapes essentielles.
Avant toute chose, il s’agit de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel et ses contraintes :
le(s) motif(s), les personnes à rencontrer, les lieux où il faudra se rendre, le matériel nécessaire, les documents à emmener, la durée du voyage, le budget, etc.
En d’autres termes, cela revient à poser les questions « Qui », « Quoi », « Où », « Quand », « Comment », « Combien » et « Pourquoi ».
La prochaine étape dans l’organisation d’un déplacement professionnel est de réserver les moyens de transport.
En fonction de la destination, comparez la solution la plus adaptée entre l’avion, le train, le bus ou la voiture, en étudiant les disponibilités et les options proposées (modifications, annulations, remboursement…).
Une fois arrivé sur place, votre patron doit aussi pouvoir aisément se déplacer, soit par le biais d’une voiture de location, soit par le biais d’un service de navette ou de VTC.
N’oubliez pas d’assurer les solutions retenues.
Ensuite, vous devrez sélectionner un hébergement, stratégiquement situé pour limiter au maximum les temps de déplacement et ménager la fatigue et le stress de votre patron.
Par exemple, avec une arrivée tardive ou au contraire tôt, il est préconisé de privilégier un hôtel près de la gare ou de l’aéroport. Renseignez-vous si la société bénéficie de réductions auprès d’une chaîne hôtelière grâce à leur fidélité ou des partenariats spécifiques.
Sinon, comparez les prestations (petit déjeuner, parking, équipements de la chambre, bagagerie…).
Une fois toutes les réservations effectuées, réalisez une feuille de route recensant tout l’itinéraire du déplacement professionnel :
les dates, la durée, les horaires des transports, l’adresse de l’hébergement, les lieux de rendez-vous, un plan de la ville avec les déplacements prévus, mais aussi tous les billets et réservations (imprimez les reçus et placez dans une pochette dédiée).
Idéalement, dressez la liste des documents professionnels utiles au rendez-vous, comme les reportings, les dossiers, les contrats, ainsi que les cartes de visite et les plaquettes de l’entreprise.
Quelle que soit la durée du déplacement professionnel, vous devez anticiper l’absence de votre patron pour qu’il n’impacte pas le travail des autres salariés ou des partenaires qui ont l’habitude de lui rendre compte.
Prévenez-les de son absence et, le cas échéant, préparez un e-mail automatique, pour rappeler son indisponibilité.
N’oubliez pas d’aviser directement ses supérieurs hiérarchiques et ses collaborateurs directs.
Si vous n’avez pas le temps d’organiser ces déplacements professionnels avec tout le soin requis pour réaliser cette tâche efficacement, sachez que les experts Ad and Co’ peuvent vous aider, tout en optimisant les coûts.
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