Aujourd’hui, les assistants ne sont plus les seuls à organiser le temps des managers. D’autres collaborateurs peuvent programmer des rendez-vous pour leurs responsables. Il faut alors prendre le temps de la réflexion pour prioriser les tâches et les organiser dans l’agenda du manager. Voici nos 3 conseils pour organiser et optimiser le temps du manager (et du vôtre, en tant qu’assistant).
Pour gérer efficacement l’agenda d’un manager, nous vous suggérons de définir une planification en 2 temps :
- Hebdomadaire, pour prioriser les actions, procéder à des ajustements en fonction des aléas rencontrés, mesurer l’efficacité.
À cette échelle, vous pouvez mieux identifier les tâches chronophages ou au contraire celles qui s’exécutent plus rapidement – ce qui vous permettra de mieux programmer les semaines suivantes.
- Mensuelle, pour se fixer des objectifs plus importants. La productivité ne peut que se mesurer à cette échelle, avec suffisamment de recul pour mesurer l’impact des actions. Sans compter que chaque personne a une manière personnelle de travailler, qui plus est, n’est pas forcément identique d’une semaine à l’autre. Il convient alors de lisser ces variations sur le mois.
Que vous soyez le seul à intervenir sur l’agenda du manager ou que vous soyez plusieurs, il convient d’adopter au plus vite un calendrier partagé, comme ceux de Outlook et de Google. Leur actualisation se fait en temps réel et les personnes qui interviennent dessus, peuvent y laisser des informations quant au contenu de l’échange prévu, sa thématique (commercial, management, presse…) et sa localisation (bureau ou à l’extérieur).
Grâce à ces données, vous pouvez évaluer la situation, le temps réellement imparti pour le rendez-vous (déplacement compris) et la priorité à lui donner, par rapport aux autres impératifs de l’agenda du manager. Mieux, vous pouvez aussi utiliser un code couleur tant pour différencier distinctement la sphère personnelle de la sphère professionnelle, que pour rapidement identifier la nature d’un rendez-vous ou son degré d’importance. Libre à vous d’en définir les enseignements, pour gagner en efficacité.
L’une des tâches les plus compliquées de l’assistant d'un manager est de prioriser les actions, composant, sans cesse, avec le présent et le futur. Comment laisser de la place à un événement de dernière minute, sans délaisser les tâches de fond, assurant le bon fonctionnement de l’entreprise ? À ce jeu d’équilibriste, il est possible d’utiliser la matrice d’Eisenhower, pour vous aider à clarifier les tâches relevant de l’urgence et celles de l’importance…
Quand vous aurez identifié les tâches à déléguer, pourquoi ne pas les confier aux bons soins des experts Ad and Co’ qui peuvent, à l’occasion, revêtir la casquette d’assistant ?
Aussi compétents que qualifiés, ils s’occuperont des nombreux allers-retours d’emails pour organiser et caler les rendez-vous du manager, vous libérant du temps, pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
