Quel est l’objectif du rapport de prospection commerciale ?

Un rapport de prospection commerciale récapitule les activités de prospection d’un commercial. En y enregistrant consciencieusement toutes ses interactions avec les clients potentiels, il peut suivre et analyser les tactiques et stratégies déployées, lui permettant, le cas échéant, de les ajuster, voire de les modifier totalement.

Généralement, le rapport de prospection commerciale intègre aussi des informations statistiques pour mesurer l’efficacité des démarches employées : nombre de mails envoyés, nombre d’appels passés, les rendez-vous fixés, les présentations réalisées, les ventes conclues, etc.

Pourquoi prendre des notes après chaque rendez-vous ?

Lorsque les rendez-vous s’enchaînent à un rythme soutenu, il est absolument essentiel de prendre quelques minutes, pour mettre sur papier, les informations utiles et ainsi, limiter les risques d’oubli ou de confusion.

Qu’elle soit opérée pendant le rendez-vous ou immédiatement après, la prise de notes est une méthode informelle de rédaction, qui offre une grande liberté d’expression à son auteur. Toutefois, elle ne peut être utilisée comme un rapport de prospection commerciale, car elle n’est pas structurée selon un modèle prédéterminé. Dès lors, la lisibilité des informations déposées peut être compliquée à la longue, sans compter leur éventuelle transmission à des collègues.

Comment créer un modèle standard de rapport de prospection commerciale ?

De nos jours, le commercial construits on modèle de rapport de prospection commerciale sur un support numérique– et plus précisément dans un format Excel.

En utilisant différents onglets, il compile aisément les éléments statistiques de son activité, il crée un tableau de bord de suivi de prospection et peut même construire une trame pour chaque étape de la prospection, afin de guider sa prise de note sur place.

Concrètement, cela se traduit parla réalisation d’un formulaire, avec des questions ouvertes et fermées, qui reprennent les éléments à collecter auprès du prospect. Lorsque le commercial a ses formulaires bien en tête, il est sûr de ne rien oublier et de bien aborder l’ensemble des points cruciaux à soulever. Avec l’habitude, cette tâche administrative va considérablement s’accélérer.

Quels sont les éléments clés à intégrer suite à la visite commerciale ?

Quelle que soit l’étape de prospection commerciale, chaque rendez-vous doit servir à collecter des informations, pour emmener le prospect et client plus loin, jusqu’à l’achat du produit ou service. Au-delà de la prospection et de la vente, même une visite de courtoisie doit faire l’objet d’un rapport. En effet, une rencontre en présentiel favorise souvent des échanges, qui dépassent le cadre initial du rendez-vous : les remarques et les observations notées peuvent alors fournir, inopinément, des informations stratégiques.

Le formulaire de la visite reprend systématiquement ces éléments :

-       Le nom du commercial

-       La date du rendez-vous

-       Les informations sur l’entreprise cliente(effectif, domaine d’activité…)

-       Les informations sur l’interlocuteur(coordonnées, fonction…)

-       L’objectif de la visite (premier contact,démonstration, prise de commande…)

-       Les besoins et problématiques évoqués lorsdu rendez-vous

-       Le niveau de maturité du contact jusqu’auchiffre d’affaires généré

-       Les observations libres du commercial

-       Le planning des actions à mener après lavisite

Aussi essentiel que structurant, le rapport de prospection commerciale est un document de travail, que les professionnels se saisissent rapidement, parfaitement conscients de son utilité dans le développement de leur activité.

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Date : 10-2023