En moyenne, les dirigeants d’entreprise reçoivent quotidiennement 63 mails : 84 % émanent de leur société, parmi lesquels 27 % ne sont jamais lus.
Sans paramétrage et système de tri, les boîtes de messagerie surchauffent rapidement, nuisant à la communication et à l’organisation de la structure.
Voici 5 conseils pour classer, prioriser et ne pas se laisser dicter son temps par les emails « non-lus » !
Prenez quelques minutes pour gérer vos abonnements newsletters : utilisez des outils comme Cleanfox qui scannent votre boîte de messagerie et vous soumettent une sélection de ce qui peut être supprimé.
Un premier tri établi à partir du nombre de mails ouverts, par rapport au nombre de mails reçus (taux d’ouverture), selon la catégorie de mail (newsletter, information…).
Les outils peuvent aussi se charger des suppressions et de la désinscription. Pour les publicités indésirables, n’hésitez pas à bloquer les expéditeurs grâce aux fonctionnalités de votre boîte de messagerie.
Dans votre messagerie professionnelle, imaginez une arborescence de dossiers suffisamment logique et claire pour qu’une personne extérieure soit susceptible de s’y retrouver.
Partez de thématiques générales et créez des sous-dossiers. Par exemple, « CLIENTS » > « Noms du client 1 » ; « FOURNISSEURS » > « Nom du fournisseur 1 » ; « RH », « COMPTABILITE », « PERSONNEL », etc.
Prévoyez également des « étiquettes » qui vont colorer les objets de vos emails pour distinguer les messages « Urgent », « À traiter », « En attente de retour », etc. Seuls les e-mails engageant une action demeureront ainsi dans votre boîte de réception, les autres seront classés dans les dossiers.
La conservation d’emails « non lus » est génératrice de stress, car le cerveau va les interpréter comme autant de tâches à faire. Pour entretenir une boîte de messagerie saine, réservez 10 minutes chaque jour au traitement de vos emails : par exemple, 5 minutes à l’embauche et 5 minutes à la reprise du midi. Évitez de la consulter avant de partir en week-end ou en fin de journée.
Pour que cette approche fonctionne, n’oubliez pas de désactiver les notifications sur votre écran et votre Smartphone, afin de rester concentré(e) sur vos tâches et demeurer productif (ve).
N’ayez aucune crainte, si un Interlocuteur veut vous joindre urgemment, il saura vous joindre d’une autre manière…
Pour un classement aussi rapide qu’efficace de vos emails, clarifiez bien l’objet de vos messages.
Évitez l’e-mail fourre-tout, qui traite de plusieurs thématiques dans le corps du texte.
Il est vivement recommandé d’observer cette règle : un message par sujet abordé !
N’hésitez pas à y insérer des indicateurs comme [INFO] ou [URGENT].
Malgré l’utilité des fonctionnalités CC (Copie Carbone) et CCI (Copie Carbone Invisible) dans certaines situations, il est inutile d’en faire une habitude.
La multiplication des destinataires donne lieu à de nombreux emails de réponses, qui peuvent vite devenir source de désordre et d’incompréhension.
À l’inverse, si vous recevez un email groupé, il n’est pas forcément utile de répondre à tout le monde…
Autrement dit, utilisez CC et CCI avec parcimonie et veillez à ne pas répondre systématiquement à tout le monde, si cela n’est pas utile.
Pour vous aider à gérer votre boîte mail au quotidien, appuyez-vous sur le savoir-faire organisationnel des experts Ad and Co’ : grâce à eux, vous gagnerez en temps et en efficacité !
