Quels que soient sa taille et son secteur d’activité, une entreprise produit des archives, des documents papiers ou numériques, avec une réglementation et une sensibilité des données potentiellement différentes entre chacun.
Archiver avec méthode est la seule manière de garantir la conformité au RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données) et de limiter les risques de perte (du document ou d’espace) et d’altération des conditions de travail.
Découvrez les 3 étapes clés d’un système d’archivage efficace.
Pour organiser vos archives, il s’agit déjà d’identifier les principaux inventaires — à savoir, les documents comptables, les ressources humaines (RH), les documents juridiques, les dossiers clients et un inventaire « divers » regroupant les achats, les fournisseurs, etc.
Dans chaque rubrique, vous devez ensuite identifier la nature ou le type de document qui y sera inséré. Par exemple, dans l’univers RH, les fiches de paie, le contrat de travail, les courriers URSSAF, etc.
Bon à savoir : Il est vivement recommandé d’établir un tableau Excel pour réunir ces données avec une colonne « Inventaire », une colonne « Typologie », voire une dernière colonne « Sous-typologie » si elle est nécessaire.
Chaque document est soumis à un délai de conservation précis, qu’il convient d’identifier et de noter dans le tableau Excel.
Par exemple, les livres et registres comptables doivent être conservés 10 ans, mais le délai pour les factures est nettement plus court (3 ans).
Mais au-delà de la durée légale de conservation, certains documents peuvent/doivent être gardés plus longtemps pour permettre une meilleure qualité de service pour leurs clients.
À l’image des garagistes, qui ont intérêt à garder la trace des anciennes réparations et la fiche technique du véhicule pour assurer un suivi clientèle de qualité.
Vos documents papiers comme numériques doivent respecter l’organisation de votre tableau Excel.
Si les seconds sont clairement identifiés dans les dossiers et sous-dossiers de votre outil informatique, les premiers sont placés dans des boîtes d’archives portant la mention précise de son contenu : a minima, elle indique l’inventaire concerné, la (ou les) typologie(s) des documents, la date de mise en archivage et celle de destruction.
Il ne reste plus qu’à organiser les boîtes par inventaire et par ordre chronologique ou alphanumérique pour retrouver rapidement un document.
Ainsi rangées, elles invitent aussi à procéder facilement à leur destruction.
Chaque année, il suffit de consulter la date de destruction la plus tardive indiquée sur la boîte : vous gagnerez de la place et vous éliminerez les données — potentiellement sensibles ou personnelles — dont vous n’avez plus la responsabilité légalement.
La gestion des archives est une tâche essentielle, mais potentiellement lourde à assumer.
N’hésitez pas à demander le concours des experts Ad and Co’ pour trouver l’organisation la plus adéquate et leur déléguer ensuite la mission de gestion du courrier pour continuer à alimenter vos archives efficacement.
