La secrétaire aide l’assistante administrative

Majoritairement bureautique, le travail d’une secrétaire évolue en fonction de l’activité dans laquelle elle exerce : secrétaire médicale, secrétaire administrative, secrétaire comptable…
Mais, malgré ces spécificités, ces professionnelles sont amenées à réaliser les mêmes missions, à savoir :

-        Accueillir physiquement la clientèle ;

-        Prendre en charge les appels téléphoniques, entrants comme sortants ;

-        Réceptionner, transmettre et rédiger le courrier ;

-        Gérer l’emploi du temps de leur supérieur ;

-        Organiser les réunions ;

-        Préparer les dossiers ;

-        Etc.

L’objectif des secrétaires est de décharger leur supérieur des tâches dites « secondaires », mais non moins essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Extrêmement polyvalentes, elles jouent le rôle d’intermédiaire entre la société et les tiers, l’interlocuteur incontournable auprès des fournisseurs, partenaires comme des clients.

L’assistante administrative ou de direction

Si le métier de secrétaire est souvent assimilé à celui d’assistante administrative, c’est parce que leurs tâches peuvent apparaître similaires au premier coup d’œil.
En effet, l’assistante administrative est également amenée à gérer les appels téléphoniques et les visiteurs, à réceptionner les commandes ou encore à rédiger les courriers et e-mails. Plus largement, elle sera amenée à gérer toute la partie administrative de la société, ainsi que les documents liés aux salariés (fiches de paie, planning…).

Mais le métier d’assistante administrative suppose d’assumer des tâches supplémentaires : au-delà des fonctions bureautiques de secrétariat, elle va devoir engager sa responsabilité, voire superviser une équipe.
Davantage assimilée à un « chef de projet », elle est amenée à examiner des données, à préparer des rapports et des statistiques, afin d’aider à la prise de décision.

Attention, une assistante administrative n’est pas forcément une assistante de direction. Si leurs tâches sont similaires, cette dernière est immédiatement placée sous la responsabilité du directeur : son champ d’action est plus poussé, car elle dispose d’une influence directe sur le fonctionnement de l’établissement.

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Expérimentée, l’entreprise Ad and Co’ peut prendre la casquette de secrétaire, comme celle d’assistante administrative ou de direction. En externalisant ces fonctions, l’objectif est de vous offrir davantage de temps pour vous consacrer à l’essentiel, le cœur de votre activité, votre véritable valeur ajoutée.

Par ailleurs, l’externalisation de ces fonctions peut vous permettre d’être plus « agile », en profitant d’un service flexible, répondant aux besoins spécifiques de votre activité : par exemple, une présence téléphonique sur de larges amplitudes, notamment le soir et le week-end ou encore un accompagnement poussé à l’heure des bilans, etc.

Avec les professionnels d’Ad and Co’, vous maîtrisez votre image à l’extérieur et votre temps en interne !

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