Vous faites appel à une secrétaire en externe, qui va prendre en charge une partie (ou la totalité) de votre travail administratif ? Vous ne savez pas comment initier cette collaboration dans les meilleures conditions ? Voici quelques recommandations utiles pour vous aider à bien décrire la mission de cette prestataire.
Le recours à un service d’externalisation de secrétariat peut être particulièrement utile pour gagner du temps dans la gestion administrative, mais aussi optimiser certains coûts et certains processus. À partir du moment où vous demandez une assistance administrative, prenez le temps de bien décrire vos besoins. Qu’il s’agisse de gérer votre comptabilité, votre planning, votre standard ou encore vos ressources humaines, la future consultante doit connaître parfaitement son périmètre d’action.
Pour vous assurer que vous faites appel à une secrétaire capable de vous aider au quotidien, prenez le temps de discuter avec elle. Renseignez-vous sur son parcours, ses diplômes, ses compétences ainsi que ses références. Présentez-lui ce que vous attendez d’elle de la manière la plus claire et la plus authentique possible. L’objectif, ici, est double : vous assurer que votre interlocutrice peut bien vous aider, et vérifier qu’elle est réellement intéressée par ce que vous avez à lui proposer.
Vous avez enfin trouvé votre secrétaire, vous vous êtes mis d’accord sur les formalités de votre collaboration et elle a accepté la mission que vous lui confiez ? Afin de clarifier les choses, rédigez une fiche de mission ; elle lui permettra de connaître la liste des tâches que vous souhaitez lui attribuer. Ce genre de document contribue à poser officiellement les bases de la collaboration, pour éviter tout malentendu par la suite… Il ne faut pas sous-estimer son importance.
L’arrivée d’une nouvelle secrétaire peut être une véritable bouffée d’oxygène pour vous, car cela vous permet de passer beaucoup moins de temps sur le travail administratif, et d’enfin vous concentrer sur votre cœur de métier. Pour autant, vous ne devez pas oublier qu’il faudra sûrement à votre consultante un certain temps d’adaptation. Ce n’est qu’une fois ces quelques semaines passées qu’elle aura parfaitement pris ses marques, qu’elle sera totalement autonome et opérationnelle. Pendant les premières phases de votre collaboration, restez autant que possible à disposition de cette nouvelle interlocutrice, pour répondre à ses questions et éclairer ses doutes.
Une bonne relation professionnelle repose toujours sur une communication transparente, régulière et fluide. Organisez de manière assidue des points avec votre secrétaire, pour lister le travail fait, évoquer les éventuels soucis et parler de tous les soucis qui sont susceptibles de se présenter à certains moments. L’objectif de ces rendez-vous est de vous assurer que le travail est fait, mais aussi que votre secrétaire a toutes les informations nécessaires, et que la collaboration peut se poursuivre dans de bonnes conditions.
Si vous avez besoin d’aide pour trouver une secrétaire en externe, pensez à demander l’accompagnement personnalisé d’Ad and Co’.
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