Pierre angulaire de la réussite de l’externalisation, le choix du prestataire ! Avant toute chose, il faut impérativement avoir confiance en lui. Pour cela, il convient de sélectionner une entreprise mature, susceptible de présenter des exemples de collaboration réussie.

Suite à une analyse fine des risques, elle doit pouvoir proposer des solutions destinées à les réduire.

Parallèlement, il s’agit de définir le niveau d’expertise attendu et le mettre en perspective, avec le niveau d’expertise proposé.

Chez Ad and Co’, nous disposons d’un large éventail de services : accueil téléphonique, télésecrétariat spécialisé, relation client, assistance manager, gestion commerciale, etc.

La réduction des risques de l’externalisation se matérialise par la rédaction d’un contrat complet, tant au niveau des prestations confiées et leur coût, qu’au niveau des incidents possibles et autres exigences propres au secteur.

Le contrat doit détailler l’étendue des tâches à réaliser par le prestataire, mais aussi les mesures de performance, les normes de qualité, etc. Dans la mesure où l’externalisation est souvent choisie, pour sa capacité à optimiser les coûts de fonctionnement de l’entreprise, il détaille également la grille de tarification du prestataire.

L’objectif est de clarifier les prix, afin qu’ils s’intègrent bien dans la stratégie initiale. Enfin, le contrat doit aussi préciser les dispositions en cas de litige, de résiliation, de confidentialité, de secret professionnel ou de propriété intellectuelle.

Rédigé au cas par cas, de manière la plus complète possible, le contrat traduit les obligations, attentes et responsabilités des deux parties – ce qui limite le risque de litige et de malentendus.

Une fois le prestataire choisi et le contrat formalisé, la réussite de l’externalisation dépend enfin de la communication entre les deux parties. L’entreprise doit prévoir des réunions régulières, des rapports d’avancements et d’évaluations des performances.

Seul un suivi consciencieux pourra lui permettre d’identifier rapidement un problème et ainsi, adopter au plus vite des mesures correctives.

Attention, l’externalisation d’un service implique un transfert de compétences : la réussite du processus dépend de la capacité de l’entreprise et du prestataire à faire circuler les connaissances, dans un sens comme dans l’autre.

Ad and Co’, la solution gagnant-gagnant !

Si vous recherchez un partenaire de confiance pour externaliser tout ou partie de vos tâches de secrétariat, de gestion commerciale et de management, contactez Ad and Co’ ! Expérimentés, nos experts sauront vous exposer leurs atouts, tout en étant à l’écoute de vos besoins.

Par exemple, nous pouvons parfaitement imaginer une mise en place progressive pour construire l’impérative relation de confiance entre nous. Une fois solidement établie, l’externalisation n’en sera que plus efficace et pertinente !