5 conseils pour optimiser la gestion administrative de son entreprise
Publié le 16-03-2024
La gestion administrative réunit l’ensemble des formalités et des tâches visant à satisfaire aussi bien la loi que ses objectifs stratégiques. Concrètement, elles relèvent de la comptabilité (factures, impôts, relances clients…), des ressources humaines (fiches de paie, suivi de formations, charges sociales, fin de contrats…) et des achats/ventes (commandes, gestion de stocks, SAV…). Absolument essentielles à l’entreprise, ces tâches peuvent vite devenir chronophages sans un minimum d’organisation…
Conseil n°1 : évitez la procrastination de la gestion administrative
Traditionnellement, les tâches administratives sont constamment repoussées pour s’atteler à des tâches directement plus productives. Pourtant, lorsqu’elles sont traitées petit à petit, elles prennent moins de temps, tout en évitant les erreurs dues à la précipitation.
N’hésitez pas à créer des indisponibilités dans votre agenda, afin que ces plages horaires soient uniquement dédiées à leur exécution.
Conseil n°2 : priorisez les missions
Le traitement des tâches administratives réclame un minimum d’organisation : catégorisez-les et attribuez-leur un ordre d’importance, allant de faible à urgent.
N’hésitez pas à réaliser un calendrier des échéances - notamment au niveau de la facturation pour la relance des impayés, mais aussi pour la déclaration des impôts, le départ d’un salarié, etc.
Conseil n°3 : digitalisez la comptabilité
La digitalisation de la comptabilité implique de rendre automatiques tous les processus et toutes les opérations comptables en utilisant un logiciel spécifique. Rappelons qu’à compter du 1er septembre 2026 (initialement prévue au 1er juillet 2024), toute entreprise établie en France devra progressivement adopter des procédures d’e-invoicing (facture électronique) de e-reporting (transmission de données de transaction à l’administration fiscale).
Par ailleurs, la numérisation de la comptabilité permet de gagner un temps précieux et d’éviter les fraudes à la TVA.
Conseil n°4 : utilisez un outil de gestion de projet
Au-delà de l’impératif logiciel de comptabilité, adoptez un outil de gestion de projet type Asana, Monday ou Trello, pour ne rien oublier. Listez les tâches les plus importantes, quitte à les attribuer à un tiers, puis planifiez-les.
Ces outils permettent de créer des alertes sur votre messagerie d’entreprise pour vous rappeler à l’ordre.
À l’image du logiciel de comptabilité, ces solutions doivent être adaptées aux besoins de l’entreprise, tout en étant suffisamment évolutives, pour répondre aux exigences de demain.
Conseil n°5 : déléguez certaines ou la totalité des tâches
Face à ces tâches particulièrement chronophages, le dirigeant peut faire le choix d’en externaliser l’exercice. Par exemple, des prestataires comme Ad and Co’ peuvent gérer les échéances sociales et fiscales de l’entreprise ! Ses experts peuvent vous accompagner dans la réalisation de formalités telles que le suivi de trésorerie, les relances, les bulletins de paie, etc.
À l’inverse, si certaines missions sont trop sensibles, le dirigeant peut choisir de les gérer en direct. Il suffit de définir précisément le cadre d’intervention et les responsabilités de chaque protagoniste.
Bien chapeautée, l’externalisation de la gestion administrative représente un gain de temps certain pour l’entreprise, qui bénéficie aussi de l’expertise du cabinet (absence d’erreur, de stress…) et de coût moindre comparé à un recrutement.
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