Pour déterminer vos priorités, il faut déjà avoir conscience de l’étendue des tâches à effectuer, dans la journée, dans la semaine, dans le mois, voire au-delà. À vous de fixer la bonne métrique, selon votre type d’activité et vos échéances.

Dans cette liste, toutes les tâches doivent être inscrites, même les plus banales, afin d’être intégrées dans votre agenda. L’erreur classique est de ne considérer que les opérations d’importance, alors que les tâches les plus insignifiantes, mais inévitables réclament aussi de votre temps…

Par exemple, le classement des documents administratifs est une tâche essentielle dans toutes les entreprises, quelles que soient sa taille et son activité, mais il ne présente aucun caractère urgent, si ce n’est à la veille des bilans comptables annuels. Prendre 15 minutes par mois pour les traiter permet ainsi de ne pas se retrouver dans l’urgence aux périodes déclaratives.

Reprenez la liste des tâches établie puis évaluez le temps nécessaire à la réalisation de chacune d’entre elles. Attention, il s’agit d’estimer le temps « effectif »  et surtout réaliste : par exemple, prévoir un rendez-vous chez un client, c’est aussi prévoir le temps de déplacement, sans quoi vous serez irrémédiablement en retard, avant même d’avoir commencé et/ou terminé.

Ensuite, il s’agit de placer ces différentes tâches sur un calendrier : par exemple, si le rendez-vous client est clairement identifiable, sa préparation nécessite de trouver du temps en amont.

Idéalement, il faut anticiper les tâches importantes pour qu’elles ne soient pas exécutées dans l’urgence et le stress. Pour cela, n’hésitez pas à prévoir une trentaine de minutes hebdomadaire pour la planification des activités de la semaine suivante.

Contrairement aux idées reçues, les tâches urgentes et importantes ne sont pas les plus difficiles à traiter : leurs caractères en font implicitement une priorité ! Ce sont les activités non urgentes et non essentielles qui doivent faire l’objet de toute votre attention : en effet, elles sont souvent repoussées, jusqu’à devenir finalement urgentes. Voilà pourquoi il est essentiel de fixer une échéance à toutes les tâches et de s’y tenir.

Traditionnellement, les tâches sont classées en 4 catégories, en fonction de leur caractère urgent et important. Une fois clairement identifiées ainsi, il est possible d’agir efficacement sur les activités qualifiées d’urgentes, mais non importantes, en les déléguant à d’autres personnes. Quant aux tâches non urgentes et non importantes, doivent-elles réellement figurer dans votre « to-do-list » ?

Les experts Ad and Co’ se tiennent à votre disposition pour vous aider à gérer votre quotidien de manière plus apaisée : à ce titre, ils peuvent prendre en charge certaines tâches à votre place, afin de libérer de votre précieux temps…