En fonction de la nature de la rencontre, le compte-rendu peut prendre 3 principales formes :

-            Le procès-verbal : requis pour les réunions institutionnelles, il consigne de manière aussi fidèle qu’exhaustive les différents échanges, afin que chaque participant puisse y retrouver ses propos.

-            Le compte-rendu synthétique : ne répondant pas à des critères d’exhaustivité, il ne retranscrit que les grandes lignes des échanges, en suivant les différents points de l’ordre du jour, sans oublier de mentionner les conclusions.

-            Le relevé des décisions : présenté sous la forme d’un tableau, il ne fait état que des décisions prises, même si un compte-rendu plus étoffé peut être annexé à ce document.

Quelle que soit la forme retenue, le compte-rendu constitue la mémoire de la réunion : il est archivé et peut être ressorti en cas de besoin pour se remémorer certains points ou décisions prises.

Le compte-rendu est également un outil de management opérationnel : en consignant les différents échanges entre les participants, il les renvoie à leur responsabilité propre. Le positionnement de chacun est officiellement écrit et la transmission d’informations, incontestable. Personne ne peut nier savoir ou avoir dit, dans la mesure où il ne laisse pas de place aux interprétations orales.

Construit à partir d’un ordre du jour, le compte-rendu permet aussi d’organiser un suivi des dossiers : chaque nouvelle réunion se bâtit sur les discussions et les décisions précédentes. Cela permet de mesurer leur avancement et de fixer de nouvelles échéances.

Outil de management opérationnel indéniable, le compte-rendu est aussi un outil de communication au sein de l’entreprise. Mis à part les réunions stratégiques plus confidentielles, la plupart d’entre eux sont affichés à la vue de tous, afin que chaque salarié puisse en prendre connaissance. Quel que soit le sujet de la réunion et le niveau hiérarchique réuni, les employés peuvent ainsi voir les questions qui font débat et les décisions prises.

Enfin, le compte-rendu joue un rôle de transmission des informations aux nouveaux arrivés : le document rappelle l’histoire de l’entreprise, son organisation, ses services, ses mouvements, etc. Tous ces éléments les aident à comprendre le contexte dans lequel ils arrivent et à démarrer le mieux possible.

Souvent chronophage, la rédaction des comptes-rendus peut rapidement être reléguée en bas des priorités.

Et cela, malgré les atouts d’un tel document pour l’entreprise. Ne tombez pas dans cet écueil : saviez-vous que cette tâche peut être confiée à des secrétaires rompus à cet exercice, à l’image des professionnels d’Ad and Co’ ?

Cela sera dommage de passer à côté d’un document aussi utile par manque de temps, non ?